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Elodie Geoffroy
Le 27 août 2014
Comment gérer au mieux le remboursement des justificatifs d'achat ?

Comment gérer au mieux le remboursement des justificatifs d'achat ?

Vous participez aux activités sociales et culturelles des salariés en leur proposant différents types d’avantages. Cette participation peut prendre plusieurs grandes formes :

 

- Participation du CE sous forme de chèques/bons cadeaux : les salariés doivent utiliser leur bon d’achat dans les enseignes partenaires

 

- Subventions attribuées directement sur certaines offres d’une billetterie ou sur des évènements précis : pour profiter de sa subvention le salarié est obligé d’acheter l’offre subventionnée par le CE. Il paiera alors directement le prix du billet moins la subvention.

 

- Subvention remboursée par le CE sur présentation d’un justificatif d’achat par le salarié : vous remboursez par exemple chaque salarié à hauteur 200€ sur un an pour toutes leurs activités sportives et culturelles.

 

Vous souhaitez laisser la plus grande liberté possible aux salariés en leur permettant d’utiliser leurs subventions comme ils le désirent et surtout là où ils le souhaitent ?

 

Optez donc pour la 3ème option et proposez le remboursement sur présentation d’un justificatif d’achat !

 

Pas de doute, il s’agit de la solution la plus appréciée par les salariés qui ne se trouvent pas dans l’obligation d’utiliser leurs subventions sur un événement précis ou dans des enseignes préalablement sélectionnées (c’est souvent le cas lorsque vous proposez des chèques cadeaux qui ne sont utilisables que dans certains magasins).

 

Seul hic : La gestion administrative de cette solution est lourde, fastidieuse et vous prend beaucoup de temps.

 

Vous devez en effet :

- Récupérer les justificatifs des salariés

- Calculer le montant de la subvention que vous leur devez en fonction de la politique de droit que vous avez défini

- Procéder au remboursement qui se fait généralement par chèque

- Mettre à jour le tableau de suivi des subventions utilisées par salarié

- Intégrer les opérations liées à cette transaction en comptabilité

 

 

Ces difficultés peuvent être largement réduites par un logiciel de gestion adapté au CE qui gèrera automatiquement votre politique de subvention.

 

 

Pour vous faciliter la tâche, Plateforme CE a été le premier à développer un module de remboursement des justificatifs d’achat très simple à utiliser. Voici son fonctionnement : le salarié met son reçu en ligne et indique le type de dépense. Le montant de la subvention dû est automatiquement calculé en fonction du profil du salarié et de ce qu'il a déjà utilisé.

 

Une fois que vous validez son reçu, le montant subventionné est directement viré sur le compte en banque du salarié et l'écriture est passée en comptabilité.

 

Nb : Pour éviter les fraudes, pensez bien à vérifier que le nom et le prénom de l’acheteur figure sur le billet.

 

Et si l’un de vos salariés ne souhaite pas renseigner son IBAN ?

Sachez que vous pouvez également choisir de le rembourser par chèque ou en espèces !

 

Enfin, vous avez la possibilité d’ajouter manuellement les subventions que vous avez  attribuées aux salariés vous ayant apporté leur justificatif d'achat en physique.

 

Cliquez ici pour visionner une vidéo de présentation du module !

 

 

 

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